はじめに販売管理とは、販売プロセスに関わるモノとお金の流れを適切に管理することです。顧客相手に商品やサービスを提供している企業にとっては不可欠な業務であり、「何を」「いくつ」「いつ」「いくら」で販売し、そのための在庫として「何が」「どのくらい」必要であるかを適切に把握し、売上拡大や利益増加へつなげる販売管理がこれからの時代の生存戦略として非常に重要となってきます。販売管理の業務フローを理解し、GLOVIA OMで効率化する方法を詳しく解説します。【サービスと料金】Fujitsu GLOVIA OMってどんな製品?製品カタログはこちら販売管理とは販売管理の目的は、自社の商品とお金の流れを見える化し、売上拡大及び利益向上を図ることにあります。具体的には、顧客の情報や過去の取引内容、現在の受注状況、出荷見込、請求、支払、社内在庫などの販売に関するプロセスを一括管理し、最適な業務フローを構築することが目的です。 これらのプロセスには、営業をはじめ、経理、生産管理、製造、ロジスティクスといった各部門が関わるため、部門間連携がとれていない場合、納品ミスや納期遅れ、在庫切れなどが起こる可能性が高くなるでしょう。改善するには部門横断的にムリ・ムダ・ムラのない業務フローを構築し、円滑な企業活動を行うために販売管理が必要となります。 販売管理を行う4つの目的販売管理の目的は大きく分けると4つに分けられます。それぞれ解説します。・収益・利益の確保・可視化販売管理を行うことで、商品ごとの売上や仕入、在庫状況を正確に把握することができます。これにより、企業全体の損益を見通すことができ、収益・利益の確保と可視化が可能となります。・顧客満足度の向上適切な顧客情報管理によって、顧客ニーズへの迅速な対応、スムーズなやり取りを実現し、顧客満足度の向上につなげます。各顧客の過去の取引や進行中の取引を部門間で共有することで伝達ミスをなくし、担当者が変わっても対応できるようにしておくことが大事です。 ・販売管理業務の効率化企業のモノとお金の流れを正確に把握することも販売管理の役割です。販売プロセスには異なる部門がさまざまな業務で関わっているため、これらを適切に管理することで、より効率的な業務フローの構築を目指します。 ・販売予測(需要予測)販売管理によって蓄積されたデータをもとに、売れ筋商品の把握やそれを見越した仕入れなど、トレンドをおさえた販売(需要)予測ができます。取り扱う商品の販売数や価格、在庫、生産数量、請求、在庫期間などのデータをマーケティングデータとして活用することで、売上機会損失や過剰在庫の発生を防ぎます。【業務課題とシステム化のメリットを掲載!】Fujitsu GLOVIA OMの製品カタログの無料ダウンロードはこちら【図解】販売管理の業務フロー(業務の一連の流れ)販売管理を理解するために業務フローを把握しておきましょう。販売管理における業務フローは、以下5つの業務フェーズに大別されます。 ●受注管理受注管理は、顧客へ提出する見積書の作成から受注に関する社内処理までの業務プロセスを管理するフェーズです。▼見積書の作成顧客との取引の第一歩です。商品の注文数や金額、納期などを記載します。顧客との打ち合わせ内容に応じて再提出を行うこともあります。▼契約書(発注書)の手配決定した受注内容を反映した契約書を締結します。商慣習によっては注文書を受け取り、発注請書を送付するケースもあります。この際、最終的な見積書と金額や納期に相違がないように留意しなければなりません。▼社内での受注処理受注内容を社内で共有し、生産や配送といった他部門へ指示を出します。ここでも金額や納期などの相違がないように慎重に行う必要があります。 ●出荷管理出荷管理は、出荷業務及び納品業務を管理するフェーズです。▼出荷受注した内容通りに指定された納品先へ指定された期日に到着するよう、梱包し出荷します。出荷指示書を作成し担当部署へ指示を出す業務です。▼納品出荷指示書に基づき顧客の元へ納品する業務です。発送伝票や納品伝票などの書類を添付することになります。倉庫会社や運送会社などに委託するケースでは、社内で使われる書式と異なることもあるため注意が必要です。▼売上計上滞りなく納品が完了したら、次プロセスの請求管理に向けて売上を確定させます。 ●請求管理商取引発生から代金回収までの一連のお金の流れを管理するフェーズです。請求情報の管理と請求書発行が主な業務になります。▼請求受注内容に基づき請求書を発行します。顧客ごとに請求内容が異なるため、取引の詳細を確認し、請求金額を確定してから請求書を作成します。最終的な見積書と内容が相違しているとクレームにつながるため、注意しながら送付まで完了させなければなりません。 ●在庫管理在庫管理は、受注状況や社会情勢を踏まえた上で適切な商品(材料)の在庫数量を管理するフェーズです。在庫切れが発生してしまうと売上機会損失につながってしまいます。▼受け払い在庫保管先に納入された商品や材料を受け取り、代金を支払う業務です。購買データと相違ないことを確認しながら進めます。▼実地棚卸自社及び委託先の倉庫や店舗・支店・営業所等にある商品の在庫を実際に現地で数えて点検し、数量及び保管状態を確認する作業です。▼購買依頼仕入部門へ購買を依頼する作業です。担当者の勘や経験に任せた判断に依存するとブラックボックス化する可能性が高いですし、過剰在庫や在庫不足を未然に防ぐためにも、システマチックに行う仕組み作りが必要です。 ●仕入管理仕入管理は、在庫管理と連携して商品の製造依頼や発注依頼を行うフェーズです。高いコスト意識が求められます。▼見積もり他社からの仕入れに関する金額見積を受け取り、検討する作業です。複数社から相見積もりを取得し比較検討することもあります。▼契約締結仕入れ先との契約締結作業です。見積もりに従って内容を精査し社内での稟議などを経て締結します。▼発注仕入れ先へ発注します。納期の設定をはじめ、保管場所の確保など在庫管理と連携しながら進める必要があります。▼入荷・検収入荷した商品をチェックし、発注内容と相違ないことを確認します。販売管理の業務フローにおける3つの大きな課題上述したような販売管理の業務フローにおいて、現場で発生しやすい課題があります。ここでは3つの課題について解説します。 ① 人的リソースの限界販売管理を構成する各業務は、部門ごとに人的リソースにより管理されることが多いです。しかし、エクセル管理や入力作業をすべて手作業で行うには限界があります。管理が煩雑になって従業員の業務負荷が増えてしまうのは大きな課題です。 また、代替ができない「その道のスペシャリスト」しか業務をこなせない状況が常態化していると、ブラックボックス化し業務の属人化を招き、担当者が変わると対応できないという事態も起こりえます。 ② 人的ミス(ヒューマンエラー)販売管理の業務フローを手書きの伝票や台帳を基に行う場合、転記ミスや入力ミスなどのヒューマンエラー発生の可能性が高くなりなります。ミスに気付かず業務を進行すると、受注情報が生産部門に伝わらず納期遅れが起こる、販売実績と請求金額が異なるといった事態も起こるでしょう。 ③ リアルタイム性がなく情報共有が遅い販売管理の業務フローは複数の部門を横断して管理するものです。各部門が独立して業務管理している場合、どこかにボトルネックが生じ部門間でのシームレスな連携が損なわれます。情報伝達にタイムラグが生じると、顧客の急な要望変更やトレンドへの対応に時間がかかってしまい、失注や売上機会損失につながる恐れがあります。販売管理の業務フローの課題解決策このように、販売管理プロセスは煩雑になりやすく、人的リソースに依存した業務フローでは限界があります。そこでおすすめするのが、販売管理システムの導入による一元管理です。 販売管理システムでは、顧客情報や販売情報、在庫状況、出荷履歴など各部門で管理運用されているデータを一元的に管理することができます。受注や在庫に関するデータを個別にエクセル等で管理する方法と比べて、入力ミスや漏れが発生しにくくなり、手入力作業が減ることでデータの正確性が高まります。業務フロー上で行きかう書類が減り、書類管理や保管場所にかかるコスト削減も実現するでしょう。 また、販売に関するさまざまなデータをシステム上で管理することにより、異なる部門間でもリアルタイムで情報共有を図ることができ、データを蓄積し分析することにより、マーケット動向や顧客ニーズなどを把握し、効果的な経営判断に活用できるのもメリットです。販売管理の業務フローの課題をまとめて解決する「Fujitsu GLOVIA OM」「Fujitsu GLOVIA OM」は、販売管理におけるさまざまな業務課題を解決できるクラウド型ソリューションです。「Fujitsu GLOVIA OM」はSalesforce Platform上で販売管理・購買管理・在庫管理・フィールドサービス管理を実現できる国内唯一のソリューションとなっています。 「Fujitsu GLOVIA OM 」には、SFA/CRMとのシームレス連携で業務効率化を図れるのをはじめ、以下のような3つの大きな特長があります。 特長1:煩雑になりやすい販売管理業務を一元管理「Fujitsu GLOVIA OM」では、営業活動から販売、購買、出荷、アフターフォローなどに至る一連の業務プロセスで発生するデータを顧客軸で一元管理することができます。顧客情報や取引履歴はリアルタイムで更新されるため、迅速な顧客対応や迅速な意思決定が可能になります。 営業活動におけるキャンペーン効果、リード(見込み客)管理、顧客サポート、商談状況から販売、出荷、回収、アフターフォローまでの全ての顧客情報を一元管理することで、顧客ニーズの取りこぼしを防ぎ、収益への貢献度を明確にします。 特長2:部門間のシステム統一でデータの二重入力・入力ミス等を防止Salesforceとシームレスな連携が可能で、営業活動から販売・出荷・請求までの基幹業務を一気通貫で管理することができます。ボタン一つで商談から見積~受注への情報連携が可能で、二重入力などの非効率な作業をなくし、業務効率化を実現します。 特長3:顧客情報や取引履歴をリアルタイムに更新・可視化さまざまなシステムにデータが分散する従来の形式と異なり、「Fujitsu GLOVIA OM」は営業活動から販売、購買、出荷、アフターフォロー等に至る一連の業務プロセスで発生するデータを顧客軸でまとめて管理することが可能です。顧客の受注履歴、出荷実績、返品、メンテナンス契約、修理履歴等の情報をSalesforce上で統合・管理することで、迅速な顧客対応を支援します。早い市場の流れに遅れを取ることなく、迅速な意思決定を行うためには、必要な情報を即座に取得できる環境が必要です。「Fujitsu GLOVIA OM」を活用することで顧客情報や取引履歴などがリアルタイムに更新・可視化され、データドリブンな経営判断が可能になります。 Fujitsu GLOVIA OMの特長については詳しく以下のページでご紹介しています。併せてご確認いただければ幸いです。【詳細】Fujitsu GLOVIA OMの特長についてまた、以下の動画で「Fujitsu GLOVIA OM」の特長を60秒にまとめて紹介しています。こちらの動画もぜひご参考ください。%3Ciframe%20width%3D%22560%22%20height%3D%22315%22%20src%3D%22https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2F04Jtfg1wA8M%3Fsi%3Divl-SOyhlSttenRR%22%20title%3D%22YouTube%20video%20player%22%20frameborder%3D%220%22%20allow%3D%22accelerometer%3B%20autoplay%3B%20clipboard-write%3B%20encrypted-media%3B%20gyroscope%3B%20picture-in-picture%3B%20web-share%22%20referrerpolicy%3D%22strict-origin-when-cross-origin%22%20allowfullscreen%3D%22%22%3E%3C%2Fiframe%3E 【サービスと料金】Fujitsu GLOVIA OMってどんな製品?製品カタログはこちらおわりに販売管理における業務フローは複雑であり複数部門の連携が必須であるため、システム化によりその課題を解決するのが一番の近道であるといえます。販売管理システム導入により、データの一元管理はもとより、コストの削減やデータドリブンな経営戦略の立案などさまざまなメリットを享受できます。 ぜひ自社の販売スタイルにマッチしたシステムを選定し、効率的な販売管理業務を推進してみてはいかがでしょうか。 既に多くの企業で導入されている販売管理システム「Fujitsu GLOVIA OM」について、ご不明な点があればテラスカイまでお気軽にご相談ください。